Apstrādāt atvaļinājuma pieprasījumu un nodrošināt aizvietošanu

Kad izmantot

Darbinieks ir lūdzis brīvas dienas. Ne slimības lapai — tai ir people.sick-leave ar citu dokumentu gaitu (darbnespējas lapa B, slimības naudas dienas). Ne darba attiecību izbeigšanai — tai ir people.offboard-employee. Ne pakalpojumu sniedzējam — uzņēmuma līguma pusei likumā noteikta atvaļinājuma nav; to risina līguma ietvaros, ne šeit.

Pirms sāc

• Ir zināms darbinieka atvaļinājuma dienu atlikums: šā gada dienas un pārceltās dienas.
• Ir atvērts komandas kalendārs: kurš pieprasītajā laikā jau ir prombūtnē.
• Ir zināms, vai pieprasītais laiks pārklājas ar algu aprēķina noslēguma datumu.

Ko izpilde pieprasa1

Ceļš8 soļi

1. S1

   Reģistrē pieprasījumuaģents

   Ievadi pieprasījumu personāla modulī: darbinieks, pirmā diena, pēdējā diena, veids, darbinieka piezīme.

   Izdarīts, kad pieprasījums pastāv ar laika zīmogu un statusu received.

2. S2

   Pārbaudi faktusaģents

   Nolasi atlikumu no personāla moduļa (nerēķini pats no jauna); pārbaudi komandas kalendārā pārklāšanos un citus tajā pašā laikā iesniegtus pieprasījumus; pārbaudi, vai pirmā pieprasītā diena iekrīt divu nedēļu paziņošanas termiņā, skaitot no šodienas.

   Izdarīts, kad pieprasījumam ir pievienoti trīs rakstiski fakti: atlikums, pārklāšanās rezultāts, paziņošanas termiņa rezultāts.

   ⛔ No atmiņas vai no pērnā gada tabulas nolasīts atlikums nav pārbaude — nolasi to no moduļa.

3. S3

   Izlemīpašnieksvajag apstiprinājumu · īpašnieks

   Apstiprinājums · S3 · īpašnieks — izpilde apstājas, līdz nosaukts cilvēks ieraksta lēmumu

   Uzrādi pieprasījumu kopā ar S2 trim faktiem un ieteikumu.

   Izdarīts, kad īpašnieks ir ierakstījis apstiprinājumu vai noraidījumu, noraidījumam — pamatojumu.

   ⛔ Neapstiprini mutiski gaitenī cerībā, ka kāds to pierakstīs — S4 lēmumam jāizriet no šā soļa.

4. S4

   Reģistrē un paziņoaģents

   Iestati pieprasījuma statusu approved vai declined; nosūti darbiniekam lēmumu rakstiski (e-pastā vai ziņā personāla modulī), nosaucot precīzus datumus.

   Izdarīts, kad darbiniekam ir rakstiska atbilde ar datumiem, un nosūtītā ziņa ir pievienota pieprasījumam.

5. S5

   Noorganizē aizvietošanuaģents

   Katram darbinieka regulārajam vai termiņa pienākumam nosauc aizvietotāju un pievieno pieprasījumam īsu nodošanas piezīmi (kas, līdz kuram laikam, kur atrodas norādījumi).

   Izdarīts, kad katram nodošanas piezīmē minētajam pienākumam ir nosaukts cilvēks, kurš to ir apstiprinājis.

6. S6

   Ieplāno izmaksuaģents

   Ja apstiprināts apmaksāts atvaļinājums: atzīmē atvaļinājuma laiku nākamajā algu aprēķinā, lai atvaļinājuma nauda tiktu aprēķināta un izmaksāta laikus. Darba likums prasa atvaļinājuma naudu izmaksāt pirms atvaļinājuma sākuma (⚠ jāpārbauda precīzs termiņš, Darba likums, likumi.lv).

   Izdarīts, kad pastāv algu aprēķina piezīme pareizajam periodam, un tajā ir nosaukts darbinieks un datumi.

7. S7

   Pārbaudi pirms pirmās dienasaģents

   Pēdējā darba dienā pirms atvaļinājuma: kalendārs aizņemts, automātiskā atbilde vai pastkastes piezīme iestatīta, ja darbinieks strādā ar klientiem, aizvietotājs zina, ka aizvieto, nodošanas piezīme pievienota.

   Izdarīts, kad katrs šā saraksta punkts pieprasījuma ierakstā ir atzīmēts.

8. S8

   Noslēdz pēc atgriešanāsaģents

   Kad darbinieks atgriežas, apstiprini faktisko pirmo un pēdējo izmantoto dienu; ja tās atšķiras no apstiprinātajiem datumiem, izlabo atlikumu un algu aprēķina piezīmi un ieraksti izmaiņu.

   Izdarīts, kad pieprasījumā ir faktiskie datumi, atlikums tiem atbilst, un algu aprēķina piezīme ir izlabota vai apstiprināta kā atbilstoša.

Pārbaudes — kā zinām, ka izdevās

• Atlikums pēc pieprasījuma = atlikums pirms tā mīnus apstiprinātās dienas (nolasi to no personāla moduļa).
• Rakstiskais lēmums darbiniekam ir pievienots pieprasījumam, un datumi tajā ir nosaukti.
• Algu aprēķinā par periodu pirms atvaļinājuma ir atvaļinājuma naudas rinda.
• Komandas kalendārā darbinieks ir prombūtnē tieši apstiprinātajos datumos, un tajos pašos ierakstos ir nosaukts aizvietotājs.

Ja noiet greizi

Ko atstāj katrs solis

1. S1pieprasījums pastāv ar laika zīmogu un statusu received.
2. S2pieprasījumam ir pievienoti trīs rakstiski fakti: atlikums, pārklāšanās rezultāts, paziņošanas termiņa rezultāts.
3. S3īpašnieks ir ierakstījis apstiprinājumu vai noraidījumu, noraidījumam — pamatojumu.
4. S4darbiniekam ir rakstiska atbilde ar datumiem, un nosūtītā ziņa ir pievienota pieprasījumam.
5. S5katram nodošanas piezīmē minētajam pienākumam ir nosaukts cilvēks, kurš to ir apstiprinājis.
6. S6pastāv algu aprēķina piezīme pareizajam periodam, un tajā ir nosaukts darbinieks un datumi.
7. S7katrs šā saraksta punkts pieprasījuma ierakstā ir atzīmēts.
8. S8pieprasījumā ir faktiskie datumi, atlikums tiem atbilst, un algu aprēķina piezīme ir izlabota vai apstiprināta kā atbilstoša.

Ko saglabāt

Pieprasījuma ieraksts ar laika zīmogu · trīs S2 fakti · īpašnieka lēmums (kas, kad, noraidījumam — pamatojums) · rakstiskais paziņojums darbiniekam · nodošanas piezīme un nosauktais aizvietotājs · algu aprēķina piezīmes numurs · faktiskie datumi no S8.

Kā šī procedūra uzlabojas

Pēc katrām 10 izpildēm jautā: cik ilgs bija ceļš no pieprasījuma līdz lēmumam, un vai kāds lēmums nokavēja divu nedēļu paziņošanas termiņu? Cik noraidījumu tika atcelti, jo atlikums bija nepareizs? Vai kāda atvaļinājuma nauda tika izmaksāta vēlu vai bija jālabo S8 solī? Jauna versija maina soli, kas izraisīja kļūdu, un pasaka to izmaiņu piezīmē.